Günümüzde E-Dönüşüm uygulamalarının elektronik süreçlerden birisi de E-Arşiv uygulamasıdır. Dijitalleşme çağının sunduğu olanaklardan olan E-Arşiv uygulaması, kullanıcılarına hızlı ve güvenli hizmet sunar. Elektronik uygulama ve hızlı erişim sayesinde E-Arşiv uygulaması dijital çağın en güvenilir kaynaklardan biridir. 

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. E-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı E-Arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup iletmek mümkündür. E-Arşiv uygulaması, 433 Seri No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. 

E-Arşiv Uygulamasından Yararlanmak

E-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle E-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Ülkemizde, herhangi bir meslek türünde hizmet veren ya da ürün satışı yapan kurumlar ya da kişiler, vergi mükellefi olarak değerlendirilir. Bu kapsamda, fatura kesmek her vergi mükellefi zorunlu hale gelmektedir. Fatura kesiminde, elle fatura kesmek bazen zorlu olduğu için, E-Arşiv uygulaması üzerinden fatura kesimi oldukça pratik bir işlemdir. Zaman kazanmak, basım işlerine maliyet harcamamak ve elektronik ortamda her kaydı güvenle muhafaza etmek ve ilgili kişilerle e-posta aracılığıyla paylaşmak için E-Arşiv uygulaması tercih edilmektedir. 

E-Arşiv başvurusu için kullanıcılar ya da kurumlar Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan E-Arşiv portal elektronik başvuru ekranından kullanıcı olmak isteyenler başvurularını yapabilmektedir. E-Arşiv başvurusu için firmalardan Vergi Kimlik Numarası , T.C. kimlik , telefon, iş yeri adresi, e- posta adresi ve hangi yöntemden yararlanılacağı ile ilgili bilgiler talep ediliyor. Daha sonra E- Arşiv Portal sistemi üzerinden fatura işlemleri dijital hale getirilmektedir.

E-Arşiv Özellikleri

E-Arşiv, muhasebe süreçlerinin performanslarında hız ve zaman kazandırır. Muhasebe yazılımları alanını destekler. Elektronik ortamdaki faturaların denetimini ve takibini kolaylaştırır. Kağıt fatura kesme ve basma ayrıca gönderme maliyetini ortadan kaldırır. Operasyonel etkinliği ve verimliliği artırır. E-Arşiv uygulaması SAP entegrasyonu ile birlikte kullanılabilir. Arşivleme maliyetini azaltmaya yardımcı olur. 

Gelir İdaresi Başkanlığı özel entegratörü ile birlikte kullanılabilir. Firmalar E-Arşiv çözümü aracılığı ile operasyonel faaliyetlerinde zamandan ve maliyetten tasarruf sağlarlar. E-Arşiv uygulaması sayesinde; banka hesap özetleri, işletme gelir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları , faturalar ve iptal edilen çekler gibi arşivlenmesi gereken birçok belge muhafaza edilir. E- Arşiv uygulamasının güvenli ve pratik kullanımı sayesinde, birçok kullanıcı ve firmalar zamandan ve bütçeden tasarruf sağlamaktadır. 

E- Arşiv özellikleri sayesinde firmalar ve kullanıcılar denetim ve takibi kolayca yapabilmektedir. E- Arşiv uygulamasıyla, muhasebe süreçleri daha hızlı ilerler ve hata oranı azalır. Ayrıca E-Arşiv uygulamasıyla daha basit ve ayrıntılı şekilde raporlama yapılabilir. Ayrıca geçmiş dönem içerik ve fatura dökümlerine e- arşiv uygulamasıyla ulaşmak mümkündür. Bankacılık işlemlerinde online olarak kolaylık sağlamaktadır.

E-Arşiv Uygulama Çözümleri

Fatura süreçlerinde zamandan tasarruf etmek isteyen, maliyetlerini azaltmak isteyen ve verimliliğini yükseltmek isteyen tüm şirketler E-Arşiv uygulamasından faydalanabilir. E-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle E-Fatura mükellefi olması gerekmektedir. E- fatura mükellefi olmayan firmalar ve kullanıcılar E-Arşiv kullanamazlar. Ayrıca E-Arşiv uygulaması için kısmı geçiş imkanı bulunmamaktadır. Firma veya kullanıcılarının tüm satış kanallarının toptan, e-Ticaret ve perakende ve tüm mağazalarının E-Arşive aynı anda geçmeleri gerekmektedir. 

Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın isteyen firma dilediği zaman E-Arşiv kullanabilir. İki tür E-Arşiv kullanıcısı vardır; Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Arşiv Faturaya geçiş yapan kullanıcılardır. Gelir idaresi başkanlığı tarafından açıklanan yıllık ciro limiti aşıladıysa , zorunlu E-Fatura mükellefi olmak şarttır. Ayrıca takip eden sene başı itibariyle E-Faturaya geçişi tamamlamak gerekmektedir. 

İkinci tür ise gönüllü E-Fatura kullanıcılarıdır. Özellikle e-ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kâğıt masrafından tasarruf etmek isteyen, arşivleme, operasyonel iş gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı E-Arşiv Faturayı tercih eden tüm firmalar E-Arşiv Faturaya geçiş yapabilmektedir.

Ülkemizin önde gelen e-fatura özel entegratörü EDM Bilişim E-Arşiv uygulamasını iki şekilde sunmaktadır. Bunlarda birincisi halihazırda 110.000 adet e-fatura müşterilerinin e-fatura olmayanlara gönderdikleri e-arşiv fatura, diğeri ise e-faturaya henüz geçmeyenlerin hem e-fatura mükelleflerine hem de diğer mükelleflere gönderdikleri interaktif e-arşiv uygulamasıdır. Bilindiği üzere interaktif e-arşiv uygulanması alanında Gelir İdaresi Başkanlığı dışında sadece EDM tarafından hizmet verilmektedir.