İki firmadan alınan teklif yan yana konduğunda ilk bakılan şey genellikle rakam olur. Oysa iki teklif çoğu zaman aynı işi tarif etmez. Biri banyo dezenfeksiyonunu ve cam temizliğini işin içinde sayar, diğeri bunları ayrı iş kabul eder. Böyle bir durumda rakamları kıyaslamak, birbirinin yerine geçmeyen iki şeyi kıyaslamak anlamına gelir.

Karşılaştırmayı anlamlı kılan adım, iki teklifi aynı tarife oturtmaktır. Tarif eşitlenince geriye kalan fark gerçek farktır. Bunun yolu işi ölçülebilir kalemlere indirmekten geçer: alanın büyüklüğü, iş tipinin adı, ekip ve süre, ürün ve ekipmanın kaynağı, kapsam dışı bırakılan yerler. Bu kalemler netleştiğinde fark artık tahmin değil ölçüdür.

İki teklif hangi koşulda gerçekten karşılaştırılabilir

Bir teklif, karşısındaki teklifle aynı işi tarif ediyorsa karşılaştırılabilir hale gelir. Bunun için işin sınırlarının aynı dille yazılmış olması gerekir. Uygulamada sık atlanan kalem, işe dahil olmayan kısımdır. Bir firma balkon ve ışıklık camını dış cephe işi sayar, bir başkası daire içi temizliğin parçası kabul eder. İki taraf da yanlış yapmıyor olabilir; sorun, aynı cümleyi farklı anlamalarıdır.

• Alanın büyüklüğü ve bağımsız bölüm sayısı
• İşin tek seferlik mi yoksa tekrarlı mı planlandığı
• Ekipteki kişi sayısı ve çalışılacak saat aralığı
• Temizlik ürünü ve ekipmanı kimin getireceği
• Kapsam dışında bırakılan alan ve yüzeyler

Bu beş kalem konuşulmadan alınan rakam, iki tarafın da kendi varsayımına dayanır. Aynı kalemler yazıya döküldüğünde ise fiyat farkının nereden çıktığı görünür hale gelir: kapsam mı geniş, ekip mi kalabalık, süre mi uzun.

Yazılı kapsam listesi neden ölçütlerin merkezinde durur

Kapsam listesi, işin sonunda neyin yapılmış sayılacağını önceden belirler. Sözlü anlaşmada taraflar kendi öncelik sırasını varsayar. Ev sahibi mutfak dolaplarının içini bekler, ekip yüzey temizliği planlamıştır. Yazılı liste bu varsayımı ortadan kaldırdığı için tartışmayı işten sonraya değil işten önceye taşır.

Listenin ilk taslağı, aday firmaların kendi sayfalarında yayımladığı hizmet tariflerinden çıkarılabilir. Örneğin NG Temizlik Şirketi’nin yayımladığı Maltepe temizlik şirketi hizmet kapsamı sayfası, ev temizliğinde hangi işlerin sayıldığını ve ofis, apartman, inşaat sonrası gibi iş tiplerinin nerede ayrıldığını gösterir. Okur bu tarifi kendi ihtiyacının yanına koyup eksik kalan kalemi işaretleyebilir, sonra aynı listeyi diğer adaya da sorabilir.

Liste hazırlanırken üç soru yeterlidir: hangi alanlar dahil, her alanda hangi yüzeyler işlenecek, hangi işler kapsam dışı. Üçüncü soru genellikle sorulmaz ve beklenti farkının büyük bölümü oradan doğar.

Hangi soru sorulmazsa hangi sonuç çıkar

Karar ölçütlerinin her biri tek bir soruya bağlanabilir. Soru sorulmadığında ortaya çıkan sonuç da tahmin edilebilir olur.

Karar ölçütü	Teklif alırken sorulacak soru	Belirsiz kalırsa ortaya çıkan sonuç
Kapsam sınırı	Hangi alanlar ve yüzeyler dahil, hangileri hariç	Beklenen bir alan işin dışında kalır
İş tipinin adı	Bu iş detaylı ev temizliği mi, tadilat sonrası temizlik mi	İki tarafın hazırlığı birbirini tutmaz
Ekip ve süre	İş kaç kişiyle ve hangi saat aralığında planlanıyor	Aynı tarif farklı iş hacmiyle uygulanır
Ürün ve ekipman	Malzemeyi kim getiriyor, hangi yüzeye ne uygulanıyor	Yüzeye uygun olmayan ürün riski doğar
Randevu saati	Çalışma hangi saatte başlıyor, gün içinde mi tamamlanıyor	Ev ya da iş yeri programıyla çakışır
Erişim koşulu	Yüksek kat, dış cephe ya da dar alanda nasıl çalışılıyor	İş yarıda kalır veya ikinci randevuya kayar

Bu sorular tek görüşmede sorulabilir. Cevapsız kalan satırlar birbirinden bağımsız da değildir. Kapsam belirsizse süre de belirsizdir, süre belirsizse ekip sayısı zaten tahminidir. Bu yüzden ilk satır doldurulmadan alttakileri konuşmak sonucu değiştirmez.

Beklenti ile sonuç hangi durumlarda ayrışır

Şikayete dönüşen işlerin çoğu, ekibin çalışmamasından değil işin baştan yanlış tanımlanmasından kaynaklanır. Sık görülen ayrışma noktaları şunlardır.

• İşin adı yanlış konmuştur. Tadilattan yeni çıkmış bir dairede düzenli temizlik istenirse ince toz kısa süre içinde yüzeylere yeniden iner; bu iş inşaat sonrası temizlik olarak tarif edilmediği için sonuç beklentiyi karşılamaz.
• Alan kullanımdayken temizlenmiştir. İş yerinde çalışma mesai içinde yapılırsa zemin ve masa üstü aynı gün yeniden kirlenir, bu tip işlerde saat seçimi sonucu doğrudan değiştirir.
• Eşya yoğunluğu hesaba katılmamıştır. Depolanmış eşyanın bulunduğu bir odada ulaşılabilir yüzey azdır, ekip aynı sürede daha küçük bir alan bitirir.
• Ortak alan ile özel alanın sınırı çizilmemiştir. Apartmanlarda merdiven boşluğu ve giriş ortak alandır, daire içine bakan yüzeyler ayrı bir iştir.
• Sonucun nasıl ölçüleceği konuşulmamıştır. İş bitiminde birlikte bakılacak alanlar önceden belirlenmezse değerlendirme tamamen kişisel izlenime kalır.

Aynı ölçütler her iş tipinde aynı ağırlıkta mı

Ölçüt listesi değişmez, sırası değişir. Hangi ölçütün öne alınacağını işin kendisi belirler.

• Ev temizliğinde kapsam sınırı ve ürün tercihi öne çıkar, çünkü aynı ad altında çok farklı iş hacimleri satılabilir.
• Ofis ve iş yerinde belirleyici olan çalışma saatidir; mesai dışı seçeneğin olup olmadığı kararı tek başına değiştirebilir.
• Apartman ve merdiven temizliğinde ortak alanın tanımı ile tekrar sıklığı belirleyicidir.
• İnşaat ve tadilat sonrasında kaba atık ile ince tozun ayrı aşamalar olarak yazılması gerekir.
• Dış cephe, cam, tekne ve yat gibi işlerde erişim koşulu ve kullanılan ürünün ortama uygunluğu diğer ölçütlerin önüne geçer.

Birden fazla iş tipini tek adresten karşılayabilen bir firmayla çalışmak, koordinasyonu tek muhataba indirir. Bu kendi başına bir üstünlük ölçütü değildir; asıl soru yine aynı kalır, o iş tipi için gereken kapsam yazılı mı.

Karar öncesi son kontrol listesi

1. Her iki firmadan da aynı kapsam listesi üzerinden teklif isteyin.
2. Kapsam dışı bırakılan işleri ayrıca ve yazılı olarak sorun.
3. Çalışılan günleri ve saat aralığını teyit edin; hafta sonu çalışılıp çalışılmadığı programınızı değiştirebilir.
4. Ürünlerin kim tarafından getirileceğini konuşun, ürün tercihinde bir hassasiyetiniz varsa bunu baştan belirtin.
5. İş bitiminde birlikte kontrol edilecek alanları önceden belirleyin.
6. İletişimin tek kanaldan yürüyeceğinden emin olun, ekip değişse bile aynı liste geçerli olmalıdır.

Aday firmaların yayımladığı bilgiler bu listenin bir bölümünü teklif alınmadan önce doldurur. NG Temizlik örneğinde hizmet verilen ilçeler arasında Maltepe sayılıyor, Küçükyalı, Zümrütevler, Altayçeşme, Bağlarbaşı, Cevizli, Fındıklı ve İdealtepe mahalleleri ayrıca belirtiliyor, çalışma saatleri 08:00 – 20:00 olarak yazılıyor ve pazar dahil haftanın her günü çalışıldığı bildiriliyor. Bu netlikte yazılmış bir kapsam ve saat bilgisi varsa geriye yalnızca alana özgü kalemler kalır, onlar da 0541 466 88 83 numarası üzerinden tek görüşmede kapatılabilir.

Karar aşamasında sık sorulanlar

Kapsam listesi sözlü konuşulursa yeterli olur mu

Kısa ve tek seferlik işlerde sözlü mutabakat çoğu zaman sorun çıkarmaz. Tekrarlı bir çalışma planlanıyorsa liste yazılı olmalıdır, çünkü zamanla hem ekip hem beklenti değişebilir. Yazılı liste tarafların hafızasına değil aynı metne bakmasını sağlar.

Teklif için alanı yerinde göstermek şart mı

Şart değildir, ancak alanı görmeden verilen rakam tahmine dayanır. Metrekare, bölüm sayısı, eşya yoğunluğu ve son kapsamlı temizlikten bu yana geçen süre telefonda da aktarılabilir. Bu bilgiler ne kadar somutsa teklif de o kadar gerçekçi olur.

Mahalle bilgisi karşılaştırmayı neden etkiler

Ulaşım, park koşulu ve gün içindeki planlama randevu saatini doğrudan belirler. Maltepe içinde hangi mahallede çalışılacağını baştan söylemek, verilen saat aralığının gerçekçi olmasını sağlar ve iki firmanın önerdiği saatler de böylece aynı zeminde karşılaştırılır.